Il cliente
Siamo noi, Sinfonialab. Un’agenzia per cui gli stagisti sono dei colleghi a tutti gli effetti, con storie, sogni e talenti unici da valorizzare. Per questo ogni ragazzo o ragazza che inizia lo stage ha un percorso di crescita dedicato, delle figure senior come affiancamento e guida, degli strumenti digitali e non per orientarsi nella vita di agenzia.
L’obiettivo
Migliorare il processo di selezione attraverso la digitalizzazione
Il punto di partenza: un processo molto centralizzato
Il processo di selezione delle risorse umane era interamente nelle mani dell’HR manager, che si occupava personalmente di visionare tutte le candidature in arrivo. Questo comportava la gestione manuale di ogni aspetto: dalla valutazione dei CV alle risposte ai candidati. Per le candidature a posizioni aperte e stage veniva fornita una risposta individuale a ciascun candidato, mentre per le candidature spontanee si rispondeva nell’immediato solo a quelle di interesse, delegando alla segreteria l’invio di una mail personale, ma standard alle altre a fine mese.
Questo sistema presentava diverse criticità. I tempi di risposta erano poco omogenei (chi scriveva a inizio mese riceveva risposta nello stesso momento di chi scriveva a fine mese), il carico di lavoro era concentrato su un’unica figura e non era possibile estrarre velocemente dei dati sull’andamento delle candidature.
Gli obiettivi della digitalizzazione
Abbiamo quindi individuato quattro obiettivi principali per il nuovo sistema:
- Automatizzare per essere più tempestivi
- Digitalizzare il processo di risposta per garantire feedback rapidi e uniformi
- Eliminare i passaggi manuali non necessari
- Assicurare tempi di risposta omogenei per tutti i candidati
- Distribuire le responsabilità
- Coinvolgere direttamente i tutor nel processo di selezione dei tirocinanti per la propria area di riferimento
- Permettere una valutazione specifica e tempestiva per le richieste di stage e nel contempo alleggerire il carico di lavoro dell’HR manager perché potesse concentrarsi sulla selezione del personale
- Misurare per migliorare
- Raccogliere dati sull’andamento delle candidature
- Monitorare i tempi di risposta
- Analizzare la distribuzione delle candidature per periodo e per tipologia di figura professionale
- Ottimizzare il processo
- Standardizzare le comunicazioni mantenendo un tono personale
- Creare un sistema scalabile per gestire volumi crescenti di candidature
- Tracciare lo stato di ogni candidatura in tempo reale
La scelta di Hubspot come strumento di digitalizzazione ci avrebbe permesso di perseguire tutti questi obiettivi attraverso un’unica piattaforma integrata.
Il progetto in numeri
Flussi di lavoro implementati in HubSpot
Del tempo di risposta ai candidati
Tempo risparmiato per la gestione delle risposte ai CV
La soluzione
Analisi del processo “as is”
Il primo passo verso la digitalizzazione del processo di selezione è stato un attento lavoro di ricerca interna. Abbiamo iniziato ascoltando le persone chiave coinvolte nel processo: la HR manager, i tutor e il CTO, raccogliendo i loro feedback e osservazioni. Questo confronto ci ha aiutato a cogliere le reali esigenze e le difficoltà operative di chi gestisce il percorso di selezione.Successivamente, abbiamo analizzato i dati disponibili, consultando il database dei candidati e i questionari dei colloqui per identificare modelli, criticità e opportunità di miglioramento. A partire da queste informazioni, abbiamo quindi mappato il processo “as is”, identificando le criticità (pain) e i punti di forza (gain).
Definizione del processo “to be”
Dopo aver mappato il processo attuale, ci siamo dedicati alla fase di revisione, ridisegnando il processo “to be” con l’obiettivo di integrare al meglio HubSpot. Abbiamo ricostruito il flowchart, evidenziando nel nuovo processo le azioni che rimangono manuali da parte del team e le azioni che invece possono essere automatizzate ed eseguite con HubSpot.Una volta disegnato il nuovo processo, lo abbiamo testato con il supporto della HR manager e del CTO. Successivamente, abbiamo costruito il flowchart all’interno di HubSpot, organizzandolo in più workflow separati, in modo da gestire meglio le azioni e avere maggiore controllo sui singoli passaggi (es. un flusso di backup che monitora a livello globale che tutti i candidati ricevano una risposta, un flusso specifico per chi si candida per uno stage e procede con il colloquio, un flusso specifico per le candidature spontanee). Il processo è stato poi sottoposto a una verifica finale con la HR manager e il CTO per validare l’implementazione e garantire che rispondesse a tutte le esigenze operative.
Sperimentazione e roll-out
Siamo quindi passati alla fase di sperimentazione, iniziando con un percorso di formazione in primis per l’HR manager, sulle nuove modalità operative. Il nuovo sistema di selezione non si differenzia dal precedente solo per gli strumenti utilizzati, ma ha anche una logica generale diversa, dove sono richiesti degli interventi puntuali in momenti specifici del processo, per proseguire nelle varie fasi. Per agevolare l’implementazione della nuova procedura abbiamo realizzato un piccolo vademecum che indica step by step le azioni da eseguire, le risposte del sistema, i tempi. Nella prima fase di test abbiamo apportato più cambiamenti e modifiche al sistema, sulla base delle casistiche che emergevano dall’esperienza pratica. Una volta a regime, è prevista l’introduzione dei tutor all’interno del nuovo flusso, con una formazione dedicata che permetterà loro di integrarsi pienamente nel sistema digitalizzato.
La personalizzazione della scheda contatto
Con l’implementazione del nuovo sistema, una delle prime azioni è stata la personalizzazione delle schede contatto dei candidati all’interno di HubSpot. Il sistema infatti consente di differenziare la visualizzazione dei contatti in base alle esigenze, permettendo quindi di creare viste personalizzate con i campi specifici, quali CV, portfolio, esperienze formative. Questo approccio permette di organizzare in modo più efficace e chiaro i candidati, differenziandoli dagli altri contatti presenti nel CRM, garantendo quindi una gestione più ordinata e focalizzata sulle informazioni essenziali.
La creazione di report e il sistema di data visualization
Parallelamente, abbiamo lavorato alla creazione di report per analizzare i dati raccolti e alla realizzazione di una dashboard personalizzata per poter visualizzare a colpo d’occhio una serie di informazioni utili all’HR manager e alla Direzione
All’interno della dashboard è possibile:
- visualizzare il numero di candidature suddivise per stage, candidature spontanee e risposte a selezioni aperte
- comprendere quali sono le aree professionali più ricercate
- monitorare l’andamento delle candidature nel tempo e confrontarle per annualità per periodi di tempo
- analizzare le aree geografiche di provenienza ad esempio per pianificare campagne geolocalizzate
- mettere in relazione università e master di provenienza con il livello di preparazione dei candidati o con altre caratteristiche degli stessi
- infine è stato possibile integrare nella dashboard i report con i gantt che mostrano l’occupazione dei posti disponibili per tirocini curricolari ed extracurricolari
Risultati
Una nuova esperienza per chi si candida a lavorare qui
Aver ottimizzato il processo di gestione delle candidature è parte di un progetto di service design che abbiamo intrapreso per migliorare l’esperienza complessiva dei candidati, dalla selezione all’onboarding. Oltre a introdurre il nuovo processo interno, abbiamo anche approfondito la journey dei ragazzi e delle ragazze che si candidano (e ne parliamo in questo post), considerando quindi tutto il loro “viaggio” con noi: dalla ricerca iniziale al colloquio, dall’esperienza in agenzia alla festa di saluto. Avere chiaro questo viaggio ci ha permesso di identificare alcune aree di intervento da cui partire per rendere l’esperienza complessiva migliore.
Ottimizzare il processo di selezione ha avuto effetto sia internamento che nei confronti dei candidati, con un doppio risultato:
- il tempo di risposta è diminuito notevolmente: ora i candidati possono ricevere un feedback entro 3 giorni lavorativi;
- il tempo di gestione delle richieste è sensibilmente diminuito sia perché l’assegnazione per area ha consentito di suddividere le candidature automaticamente ai diversi tutor, sia perché la gestione dei dati con la nuova procedura è più efficiente e semplifica la comunicazione tra HR manager e tutor.
In parallelo alla revisione del processo in HubSpot, abbiamo implementato un secondo step migliorativo: suddividere la sezione Lavora con noi del sito in due aree distinte, una per le candidature spontanee e una specifica per le richieste di stage. Questa suddivisione ha portato a un aumento notevole delle richieste (rispetto allo stesso periodo dell’anno precedente, le domande di stage sono triplicate) per due motivi: da un lato per il migliore posizionamento sui motori di ricerca e dall’altro per il valore che i candidati percepiscono rispetto alla formazione e al tirocinio.
Complessivamente, il nuovo sistema di selezione ha portato significativi miglioramenti in termini di efficienza, organizzazione interna e capacità di risposta. Grazie alla digitalizzazione e all’integrazione in HubSpot, il processo è diventato più fluido e snello, migliorando la gestione delle richieste, la condivisione delle informazioni tra le diverse figure coinvolte e l’analisi dei dati. Le dashboard personalizzate consentono di monitorare le metriche più importanti, offrendo una visione chiara delle tendenze e delle aree di maggiore interesse per le candidature e consentendo di prendere decisioni per orientare le campagne di recruiting o lo sviluppo di partnership con università e scuole.
“Sono molto soddisfatto di aver fatto la mia prima esperienza di stage a Sinfonialab perchè l’essermi ritrovato in un ambiente così collaborativo e stimolante mi ha permesso di capire meglio cosa significa lavorare in un’agenzia e di comprendere tutti i ruoli e l’importanza del rispetto, del sostegno e del lavoro di squadra necessari per portare a casa ottimi risultati. Inoltre sono felice di aver trovato persone così disponibili ai bisogni e alle difficoltà che si possono presentare.”
Gabriele, graphic designer
“Stavo cercando un’opportunità di stage nel settore marketing e sono finito nel sito, che mi è parso avere un’estetica molto accattivante e, soprattutto, mi ha colpito per avere sezioni separate dedicate alla formazione e agli stage. Mi ha dato l’impressione di essere una realtà che crede molto nella crescita interna.”
Sergio, web social media specialist
Team
del progetto
Project management: Valeria
Implementazione in HubSpot: Giorgio & Veronica
Service Design: Valeria, Giorgio & Veronica
Vuoi arrivare lontano?
Lo diciamo con Sun Tzu: “Una strategia senza tattiche è il cammino più lento verso la vittoria. Le tattiche senza una strategia sono il clamore prima della sconfitta”.
Possiamo affiancarti nel realizzare il cambiamento che stai solo immaginando: non solo nel progettarlo, ma anche nel renderlo concreto.
