Il cliente
Infonet Solutions è un system integrator che si occupa di progetti customizzati per clienti Enterprise e offre servizi di assistenza e security 24/7, con una struttura organizzativa che rispecchia il modello “follow the sun”.
L’obiettivo
Ottimizzare le procedure della forza vendite
L’azienda, con il sales team composto da una decina di persone, aveva la necessità di raccogliere i dati di vendita in un unico database in cloud, funzionante anche da mobile, e di connettere le attività di marketing e vendita in un processo efficiente ed unificato, monitorando costantemente l’andamento delle attività.
Inoltre, per la Direzione Commerciale era importante riuscire a definire un insieme di procedure che consentissero a tutto il team di allinearsi allo stesso standard qualitativo nell’imputazione delle informazioni.
Infine, era necessario condividere alcune informazioni con altri team all’interno dell’azienda, secondo la tipologia di trattativa.
Il progetto in numeri
Milioni di fatturato
Dipendenti
Clienti attivi
Contratti attivi all’anno
La soluzione
La definizione del data model e il coinvolgimento del sales team
Il primo step di lavoro con Infonet è stato ragionare sul data model dell’azienda, con particolare riferimento ai dati raccolti attorno a clienti (persone), aziende e trattative commerciali.
Una volta definito il data model a livello teorico, è stato creato il relativo digital twin su HubSpot e quindi è stato coinvolto il sales team per la presentazione del modello e la formazione sul nuovo CRM.
Ottimizzazione e automazione delle procedure commerciali
La Direzione Commerciale ha richiesto in più step un lavoro di ottimizzazione delle procedure commerciali, che sono state concordate e digitalizzate in HubSpot al fine di razionalizzare la raccolta dati e le differenti attività per diverse linee di prodotto. È stata inoltre standardizzata la modalità con la quale il sales team imputa i dati a CRM per migliorarne la qualità ed evitare perdite di informazioni importanti.
Grazie alle funzioni di HubSpot è stato possibile personalizzare il percorso di avanzamento delle diverse tipologie di trattativa in modo da rendere obbligatoria la compilazione di determinate attività da parte del deal owner.
Automazione delle notifiche
La Direzione Commerciale ha richiesto di automatizzare l’invio di notifiche interne all’azienda per controllare il flusso di informazioni dal reparto commerciale verso tutte le altre funzioni aziendali. Secondo gli step delle trattative commerciali, dunque, il sistema invia notifiche a vari uffici e funzioni controllando la presenza delle informazioni a CRM, ed evitando di assegnare al sales team stessi compiti ripetitivi.
Reportistica e controllo
Data la mole di attività sviluppata dall’azienda, è stato necessario creare alcune semplici Dashboard per la Direzione al fine di poter fare previsioni economiche precise e verificare l’attività del sales team. Grazie alla funzione “obiettivi” inoltre, è possibile assegnare a ciascuno obiettivi economici in un dato periodo di tempo e monitorarne in tempo reale il conseguimento.
Allineamento marketing commerciale
In un contesto B2B fortemente specializzato, marketing e vendita lavorano a stretto contatto. Per questo è stato importante raccogliere i dati di tutte le attività di marketing nel sistema per certificarne il ROI e per consentire un miglior passaggio di informazioni tra le due funzioni.
Risultati
- La Direzione Commerciale ha uno strumento di monitoraggio completo per verificare l’andamento in tempo reale dell’attività di vendita
- Il sales team segue una procedura concordata che il sistema aiuta a rispettare e che sollecita attivamente la raccolta dei dati mancanti o l’attivazione di azioni nei confronti dei clienti e dei colleghi
- È stato abbattuto il tempo di recupero e distribuzione delle informazioni relative alle trattative realizzate
- L’azienda ha potuto sostenere una crescita costante senza perdita di informazioni e senza stressare il sistema informativo
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